في إنجاز نوعي.. أرشفة 300 ألف مستند «إلكترونيًا» بالشرقية
كرّم مدير الشؤون الصحية بالمنطقة الشرقية د. إبراهيم العريفي، إدارة المواليد والوفيات نظير إنجازها العملية، أرشفة 300 ألف مستند، في المرحلة الأولى لأرشفة شهادات المواليد والوفيات والوثائق إلكترونيًا للمواطنين والمقيمين قبل عام 1408ه، في إنجاز نوعي على مستوى المملكة.
وتستهدف عملية الأرشفة الإلكترونية، حفظ الوثائق بطريقة عملية سليمة، وحمايتها من العوامل الطبيعية ”التلف أو الفقدان“، وتفعيل خاصية البحث الإلكتروني، وسرعة استرجاع الوثائق، فضلاً عن توفير الوقت والجهد.
وتعمل على جمع أرشيف المنطقة في مركز واحد؛ لتسهيل عملية الحصول على المعلومات المطلوبة وسرعة الوصول لها، إضافةً إلى إمكانية ربط البيانات مع الأحوال المدنية والجهات ذات العلاقة؛ لتسهيل عملية الاستفسار دون الحاجة للمخاطبات الرسمية وذلك لتحسين نوعية الخدمات المقدمة للمواطنين والمقيمين.
من جهته، قال مساعد المدير العام للدعم المساند حمد المطرودي: جرى إنجاز المشروع في ثلاث مراحل رئيسية، الأولى كانت الأصعب، وتضمنت حصر الملفات والمستندات المستهدفة، إذ عمل الفريق المشرف على حصر الملفات والمستندات والبالغ عددها أكثر من 300 ألف مستند.
وأشار إلى تصنيف وإصلاح الوثائق والسجلات التالفة والمستهلكة وطباعة الوثائق وإعدادها للمسح الضوئي، واستبدال ألف ملف قديم بملفات جديدة.
وذكر أن المرحلة الثانية تضمنت البدء في عملية المسح الإلكتروني للوثائق الورقية لتحويلها إلى مستندات إلكترونية، وفي المرحلة الثالثة أنشئت قاعدة البيانات والنماذج الإلكترونية عبر تأسيس نظام إلكتروني يوافق حاجات عمل أرشيف شهادات الميلاد والوفاة.
من ناحيته، أكد مدير العلاقات العامة والتواصل بصحة الشرقية مطلق الجلعود، أن هذا الإنجاز يأتي ضمن خطة إستراتيجية شاملة، تهدف إلى تطوير القطاع الصحي في المنطقة وتنفيذ العديد من التحولات الرقمية منها أتمتة المعلومات لتعزيز جودة الخدمات ومواكبة تطلعات قيادة المملكة وتحقيقًا لرؤيتها.
ولفت إلى حرص ”صحة الشرقية“ على توفير كافة السبل اللازمة للحفاظ على سلامة ومصداقية الوثائق الطبية وجعلها سهلة الاستعراض والوصول إليها.
